雑記：仕事の進め方 その３

• 業務外だけど業務に関係することを考える

今回は、業務外だけど業務に関係することの話です。

このあたりは企業によって本当に差分がありますので、障害者雇用の話では取り上げられることがありません。ですが、場合によっては関わることがありますので項目とその際、どこに気をつけるかといったニュアンスで経験から考えていきたいと思います。等と書きましたが現状は１つです。

• QCサークル活動（小集団活動）

通常、業務時間に行われます。ですが主業務にはあまり関わりません。

詳しい定義は下記リンクを御覧ください。

小集団活動とは - コトバンク

障害者雇用ではあまりこういうのに関わることはないと思いますが、勤続年数を経る中ではいずれ参画する機会もあるかと思いますので、こういうのもあると考えていただけると幸いです。こういった活動をくだらない、意味ないという方もいますが、参加することでコミュニケーションとしての労働を深めることができるのでもしそういう機会があれば障害者の立場で参加することが良いと思います。場合によっては業務のアウトプットと別に小集団で参画し残した結果が評定に微妙に加点ないしで反映される場合があります。注意するべき点は、QCサークル活動（小集団活動）は勤務時間でおこなわれますが、その分だけ、主業務に携わる労働時間が減るのでスケジュールの計算を行う際には注意が必要です。

ほかにもあるのではありますが、それらの話はかなりイレギュラーな話なのでいずれまたというところで。

次は、資格の取得に向けどう時間を作るか、目標を設定するか考えてみたいと思います。

続く

雑記：仕事の進め方 その２

自身は発達障害の当事者です。

ここでは前回からの続きとして簡易マニュアルを作成していった過程と時間配分としての勤務時間を考えます。

• 業務の可視化を考える

自分はあまり仕事の覚えがよくないところがあります。昨年の春などは全くこれまで手のつけていない仕事を行うことになり、どうしようかと悩みました。ただ正社員であり、日本のメンバーシップ型雇用の枠組みで働いている以上NOの選択肢はありません。

これまで障害者雇用の事情や背景を調べる中で、可視化というのが重要なキーワードとして各所で取り上げられていることは知っていたので次のようなリンクを参考にしながら仕事で教わったことをマニュアル化（自分で使う・引き継ぎ後の双方で使うことを想定）することに全力をあげました。

支援マニュアルNo.15 発達障害者のための手順書作成技能トレーニング

21年度の4月から習得（あるいは引き継いだ）した業務は基本的に全て可視化しました。

ドキュメント形式で作成し、詳細な本数は覚えていませんが30本以上は作成しました。

各工程のドキュメントは大まかな流れとして次の通りです。

○工程の説明

○スクリーンキャプチャを用いた画像の図示

○注意点

この3つの構成で各工程のドキュメントを作成しました。大体この構造であれば次回ほぼ問題なく作業ができたのですが、それでもミスが出たりすることがありました。そういうときは、ミスが出た段階でアップデート（更新）を行いました。ミスの回数に従って該当箇所のフォントを変更したりフォントの背景を黄色く染めたりすることでミスの再発を極力減らしました。

作成したマニュアルの使用法は2通りが考えられます。

1. 該当箇所を印刷しファイルブックに閉じる
2. 作業時に都度確認

幸いにして今の職場は16インチ以上のモニターが使えるのでノートパソコンか16インチ以上のモニターのどちらかにこのマニュアルを表示させて作業を行っています。それが難しい場合は印刷し、携帯用ファイルブックに閉じ、都度確認するといったことを行っています。

いずれにしろこのようにすることである程度の質を担保して仕事に取り組むことができました。

• 時間配分としての勤務時間

こちらの表を御覧ください。

1日の時間は24時間、1440分です。

この中から8時間勤務だとするならば、1日の勤務時間は分で算出すると480分です。

通勤時間が1時間だとすると往復で2時間、120分になります。

家にいる時間は14時間、840分になるわけですが、そのうち寝てる時間を6時間半だとするとこれが390分、残りの活用できる時間は7時間半、450分となります。この時間の中には朝支度をしたりする時間も入っているので、実際のところはもっと少ない時間になるはずです。例として通勤時間60分の場合、朝の時間が90分としたとき、残りの時間は6時間、360分（※実際には休憩時間60分もあるので実際としては5時間、300分）になります。

仕事中は、次の次の回で書くことになる資格の勉強はできません。

そうすると、家にいるときなどにやることになりますが、その時間も取れない場合は平日に限って言えば電車の中の120分が重要な時間になります。

この表をまとめてみて社会人で大学院に通う人は本当にすごい。かなわんと思うようになりました。自分は20代の頃大学院で2年間勉強しましたが、この頃は歳をとったらまた行きたいと思うようになりました。しかしこれには効率と能率を恐ろしく身に着けなければならないということに気がついたものでした。

次の回では業務外だけど業務に関係することの話をします。

具体的にはQCサークル活動（小集団活動）等の話です。

続く

雑記：仕事の進め方 その１

障害当事者の記事や書き込みを見ていると仕事できない、もしくは根拠は出さないけど仕事できるアピールばかりでどう仕事ができ、どう課業をこなしているのかについての記述が薄くモヤッとするところがあるこの頃です。ここでしばらく仕事の進め方と題してヒントを記載してみようと思います。

• １回目：仕事のスケジュール感を考える
• ２回目：業務の可視化と１日のうちの勤務時間を考える
• ３回目：業務外だけど業務に関係することを考える
• ４回目：業務外にどう時間を作り目標達成へ近づくかを考える

• １回目：仕事のスケジュール感を考える

障害者雇用で会社で仕事をしていても、社内の流れとして年間のスケジュールは出てきます。

業務というのは通常、１つではありません。障害者雇用でも複数の業務が１人にあたりに割り当てられるケースが多いです。場合によっては１つの業務しかないケースもありますがここでは複数の業務があるという前提で話を進めていきます。

今、この図で示した業務A〜Eがあります。これは、どの業務も均等な量であるわけではなく時期によってA〜Eのボリュームが大きくなったり小さくなったりします。また業務のボリュームが変わらない仕事もあります。横軸あるいは縦軸で時系列でボリューム感を記載することで業務の感覚をより掴むことができるでしょう。

これは項目Aを細分化したものです。

細分化した仕事にはどういう仕事があって何をするかを書くと仕事がわかりやすくなります。１ヶ月のどの時期にどれくらいの業務が起こるかについても書きますが、これだけでは現実問題、管理は無理なのでさらに可視化をします。この可視化は概念図ではなく他のツールを使います。

自分の場合はPC上の予定表と表計算を使っています。

予定表では、タイムスケジュールで何時から何時まではこれ、何時から何時まではこれと細かく設定しその時間内でやりきることを目標に取り組んでいます。表計算ではチェックリストを作成し、実施状況を見てチェックマークをつけ進捗を管理することで業務遂行を円滑化しています。

次の回では、発達障害の当事者である自身が業務習熟に取り組みためにどのような可視化をやっているかを記載します。

項目としては簡易マニュアルと時間配分としての勤務時間表をとり上げる予定です。

続く

雑記：朝礼ボツネタ その１

 約１ヶ月ほど前に初めて日次の部内朝礼の司会をやりました。

朝礼ではその日のネタを話す時間があるのですがその中で当時、春節が近かったことから「日本における旧暦と新暦」に関する話をしました。日本の新暦は明治初期に導入されもうすぐ１５０年になること、旧暦と新暦はしばらく公文書で併記されたことを話しました。

ですが、それ以外に２つのネタをボツにしています。

今日はその話をします。

• 都バスの日

これはこの近い日に都バスの設立日がありましたのでこの話を考えました。

歴史の大まかな流れをもとにすれば、民間との並立時代→戦時統制による統合→大枠では今に至る

といったところなのですが、経緯が複雑で小難しくなってしまうのでやめました。

• オミクロン株の影響

これは、当時の新聞の題材をもとに、オミクロン株の当時の特徴や影響を話す予定でした。

が、これを話すとそれはそれで重苦しくなるのでやめました。

• 個人の感想

朝礼で話す話は、当たり障りもないがしかし頭にちょっとだけ残り、ためになるかもしれないところをつくのがよいのかなというのが個人的な感想です。

終わり

メモ：目標に関するシートをどう管理するか

　通常、会社で働いていると目標に関するシートを書いたり提出します。1年間でどういうことを業務として行い、その中で新たに成果をだしたり成長するかについて記すものです。これらは可視化しいつでも確認可能・ないしは確認しやすい状態を作ることで常に立ち返り定めた目標への工程を確認することが望ましいとされています。

• 当事者の雇用の領域では・・・

障害当事者の雇用の領域では、観察する限り次のような個人的認識があります。

○勤労者側：いわゆる就労層A（職務能力が高い層：参考）であっても、どう目標を定め実行するかに関するところの認識が弱い。結果しか語らない傾向。

○管理者側：事例研究などで見る限りでは目標管理を用いた障害当事者の雇用管理を行っている事例があるが生の声が聞こえない。

管理者側に関して生の声が聞こえないというふうに書きましたが、とはいい管理者側は目標管理を用いた雇用管理を障害者の領域でも用いているケースがあることは障害者雇用を取り扱った広報誌や研究発表で明らかになっていますので、問題ではないと個人的に考えています。しかしながら、勤労者側については問題があります。特に就労層Aは生産性が高く、職務能力も十分にあるはずなのに生産性を上げるためにどのようなことを実行したのかについて当事者側に言及をしている人が観察する限りにおいて驚くほど少ないように見えます。

今回、このメモでは勤労者側があまり語らない目標に関するシートをどのように管理するかについて個人的な考えを書きます。

• 目標の進捗を管理する

障害当事者の雇用の領域では、勤怠の安定や生活の安定に重きをおいています。これはこれで重要なところで、勤務ができないとそもそもの能力の発揮も難しいからです。しかしながら、この２つの目的を達成したあとのことについて考えている人はあまり見ません。目標を達成した限りにおいては、次は生産性や成果の問題になってきます。障害当事者が雇用でより成果を残してく、成長する。ここで目標に関するシートの活用の仕方が役割を果たします。

重要なのは目標の参照の仕方についてです。この前書いた話ではありますが、書いた目標に関するシートは書いただけでは意味がありません。定期的に参照し確認することに意義があります。

参照しやすい状態をどう作るかという点ですが、これはいくつか方法があるかと思いますので提示してみます。他にも自分なりの方法も沢山あるかと思いますので最適な方法を考察してみるとよいかと思います。

１．紙に印刷して部屋の壁に貼り明示する

２．紙に印刷してクリアファイルにとじカバンにいれておく

３．電子出力などができる場合はそのまま出力し貸与PCの内部に採番整理したフォルダに置く。あるいはデスクトップの壁紙にする

定期的に状況を確認します。確認する際は意識するポイントがあります。

１．設定した目標の進捗状況→実行できている点とまだできていない点を確認する。できていない点についてはどうすれば実行できるのか、どう実行につなげていくのか考える

時間軸でより細かく見ていく場合は、ガントチャートなどを用いると達成に向けて明示化されたものを検討できると思います。

年間を通してとなりますので決まったタイムスケジュールで難しいところは時間の流れを見極めながら、あるいは上長などのすり合わせを経て修正を行うこともあります。

２．どうしても難しいところ→目標の修正（ソフトランディング）を行う

自分も恥ずかしながら最近わかってきたこととして、作ったもの（出力したもの）を参照することは体系的に整理整頓しないと活用することは難しいということです。いずれ書くとは思いますが、資格試験の勉強でこれは大変痛感するところがありました。

終わり

メモ：PC上のフォルダを採番整理する

たまには仕事上で行っている工夫の話をします。

• 当事者の仕事の話をみると・・・

　個人の感想でありますが障害当事者の仕事術を見ていると、ツールの活用だったり精神的な気合に重点が置かれていて、そのツールを最適化させるための方法論がないという傾向が見えます。WBS（Working Breakdown Structure）やガントチャートは各項目の進捗を管理するのに適切ですが、これを引っ張り出すための索引の作り方、いうなれば交通整理について話をする人は殆どいないように思います。

• フォルダ整理で採番をつける

　私は、今事務職で総務・経理業務を行っています。現職は4年目に入りました。事務職をやっていますと、通常、パソコンが会社から貸与されます。そしてそのパソコンを使って仕事を行います。パソコン内部のメモリにデータを保存したりクラウド保存であったり、様々あるかと思いますがここでは個人ファイルで保存する場合に実践していることについて紹介します。

　私は仕事をする際にフォルダ整理で採番をつけています。

　業務上で使うファイルをフォルダ整理したつもりが、番号をつけていないためにあちこちに分散することがあります。分散していてもフォルダ検索等でファイルを検索することは可能ですが、時間がかかります。大体1ファイルの検索に数分を要してしまうことがあり、頻繁に使うものであればそれでもロスする時間を減らすことができますがそうでないとロスタイムとなってしまいます。これらは業務が繁忙であるとき業務遂行上のリスクを抱えます。

　さて、採番の付け方ですが、自分は下記のような感じでやっています。

• マイドキュメント（クラウドのマイドライブでも可）最上位の層のフォルダ名を000_○○○○○のようにつけます。フォルダを最上位の層に追加する際はタイトルの前に番号を001_、002_と記載します。
• 最上位の層に作ったフォルダ（例）000_○○○○○）の中にフォルダを作ります。すなわちサブフォルダには000_に続いて2桁の数字を00から並べて記載する形になります。
• 例：000_00_△△△

• フォルダの番号と名称には関連性をもたせます。厳密にするかどうかは、実践した場合のそれぞれのケースによりますが、とどのつまり自分がファイルを探しやすくするのが目的なのでその目的によると良いかと思います。

• フォルダ採番をすることで得られるかもしれない効果

　今更かよと思われる方もいるかと思いますが、このあたりの話は障害当事者の論でみかけることがあまりないので今回書きました。

さて、フォルダ採番で得られるかもしれない効果ですが、目標管理・業務進捗を把握する際の助けになるかと思います。通常、会社に勤務するとだいたいどこでも、年間を通して目標管理や業務進捗などを記録します。フォルダ採番を行う目的がファイルを探しやすくすることにおかれていますので、探しやすくなることを通して、業務における目標管理や業務進捗（※これは通常1年単位で設定されます）を振り返る際にデータを探しやすくなるイコールPDCAサイクルにおけるC（チェック）とA（アクション）を組み立てやすくなるということにつながります。

PC上、クラウド上のデータが整理整頓されていればより効率的に仕事の遂行だけでなくキャリアを組み立てやすくなるはずです。

業務の挽回の仕方についてはいずれかければ書きます。

終わり