メモ：PC上のフォルダを採番整理する

たまには仕事上で行っている工夫の話をします。

• 当事者の仕事の話をみると・・・

　個人の感想でありますが障害当事者の仕事術を見ていると、ツールの活用だったり精神的な気合に重点が置かれていて、そのツールを最適化させるための方法論がないという傾向が見えます。WBS（Working Breakdown Structure）やガントチャートは各項目の進捗を管理するのに適切ですが、これを引っ張り出すための索引の作り方、いうなれば交通整理について話をする人は殆どいないように思います。

• フォルダ整理で採番をつける

　私は、今事務職で総務・経理業務を行っています。現職は4年目に入りました。事務職をやっていますと、通常、パソコンが会社から貸与されます。そしてそのパソコンを使って仕事を行います。パソコン内部のメモリにデータを保存したりクラウド保存であったり、様々あるかと思いますがここでは個人ファイルで保存する場合に実践していることについて紹介します。

　私は仕事をする際にフォルダ整理で採番をつけています。

　業務上で使うファイルをフォルダ整理したつもりが、番号をつけていないためにあちこちに分散することがあります。分散していてもフォルダ検索等でファイルを検索することは可能ですが、時間がかかります。大体1ファイルの検索に数分を要してしまうことがあり、頻繁に使うものであればそれでもロスする時間を減らすことができますがそうでないとロスタイムとなってしまいます。これらは業務が繁忙であるとき業務遂行上のリスクを抱えます。

　さて、採番の付け方ですが、自分は下記のような感じでやっています。

• マイドキュメント（クラウドのマイドライブでも可）最上位の層のフォルダ名を000_○○○○○のようにつけます。フォルダを最上位の層に追加する際はタイトルの前に番号を001_、002_と記載します。
• 最上位の層に作ったフォルダ（例）000_○○○○○）の中にフォルダを作ります。すなわちサブフォルダには000_に続いて2桁の数字を00から並べて記載する形になります。
• 例：000_00_△△△

• フォルダの番号と名称には関連性をもたせます。厳密にするかどうかは、実践した場合のそれぞれのケースによりますが、とどのつまり自分がファイルを探しやすくするのが目的なのでその目的によると良いかと思います。

• フォルダ採番をすることで得られるかもしれない効果

　今更かよと思われる方もいるかと思いますが、このあたりの話は障害当事者の論でみかけることがあまりないので今回書きました。

さて、フォルダ採番で得られるかもしれない効果ですが、目標管理・業務進捗を把握する際の助けになるかと思います。通常、会社に勤務するとだいたいどこでも、年間を通して目標管理や業務進捗などを記録します。フォルダ採番を行う目的がファイルを探しやすくすることにおかれていますので、探しやすくなることを通して、業務における目標管理や業務進捗（※これは通常1年単位で設定されます）を振り返る際にデータを探しやすくなるイコールPDCAサイクルにおけるC（チェック）とA（アクション）を組み立てやすくなるということにつながります。

PC上、クラウド上のデータが整理整頓されていればより効率的に仕事の遂行だけでなくキャリアを組み立てやすくなるはずです。

業務の挽回の仕方についてはいずれかければ書きます。

終わり